Secrétaire indépendante : un site pour décrocher ses premiers contrats

Dimanche soir, un plombier rattrape ses devis de la semaine sur la table de la cuisine. Trois factures attendent une relance, le courrier s'empile, et il rate des appels chaque fois qu'il est sous un évier. Embaucher lui paraît démesuré, mais quelques heures d'aide par mois le soulageraient : une secrétaire indépendante qui explique clairement ce qu'elle prend en charge a toutes les chances de recevoir son appel.

Des services décrits en tâches concrètes

« Assistance administrative » reste une formule floue pour un artisan ou un gérant de TPE. Décrivez plutôt des tâches qu'il reconnaît dans sa semaine :

• la mise en forme des devis et des factures, le suivi des paiements et les relances ;
• le tri du courrier, le classement et la préparation des pièces pour le comptable ;
• la permanence téléphonique et la prise de messages ;
• la tenue de l'agenda et la prise de rendez-vous ;
• la saisie de données, la mise à jour des fichiers clients, les courriers types.

Dites aussi ce que vous ne faites pas. La tenue de la comptabilité pour le compte d'autrui relève des experts-comptables : présentez votre rôle comme une aide à la préparation des pièces, et laissez la comptabilité elle-même au cabinet de votre client. Cette précision rassure et évite les malentendus.

Citez les outils que vous maîtrisez : logiciels de facturation courants, tableurs, agendas partagés, outils de signature électronique. Un client qui utilise déjà l'un d'eux sera rassuré de ne pas devoir changer ses habitudes.

La facturation mérite une mention à part, car elle change pour toutes les entreprises. Les étapes de la réforme sont résumées dans l'article sur la facturation électronique : savoir accompagner vos clients sur ce sujet devient un argument de poids.

Une présentation pour chaque type de client

Un couvreur, une gérante de boutique et un kinésithérapeute n'attendent pas la même aide. Si vous visez plusieurs publics, présentez-les séparément, avec leurs mots. Un bloc distinct pour chacun sur la page d'accueil, ou une page par public si vous avez de quoi la remplir, permet à chaque visiteur de se reconnaître en quelques secondes.

Les artisans

Ils passent leurs journées sur les chantiers et traitent l'administratif le soir. Parlez-leur de devis envoyés dans la journée, de factures relancées sans qu'ils y pensent et d'appels pris pendant qu'ils travaillent.

Les petites entreprises

Elles cherchent un renfort pour un pic d'activité, un remplacement pendant des congés ou une aide régulière sans créer de poste. Insistez sur la souplesse de vos formules et sur votre capacité à reprendre un dossier en cours.

Les professionnels de santé

Médecins, kinésithérapeutes ou infirmiers ont besoin d'une gestion d'agenda fiable et d'un accueil téléphonique soigné. Les données de santé de leurs patients font l'objet de règles renforcées : maîtrisez-les avant de proposer ce service, et dites sur votre site comment vous les respectez.

Des forfaits d'heures faciles à comprendre

Votre client veut savoir combien il dépensera chaque mois. Présentez des forfaits par nombre d'heures mensuelles, et un tarif horaire pour les besoins ponctuels. Précisez ce que devient une heure non utilisée, la durée d'engagement et le préavis pour arrêter.

Prévoyez un premier rendez-vous pour faire l'inventaire des tâches à confier, des accès nécessaires et des habitudes de votre client. Il sert de point de départ au forfait, et vous évite de découvrir en cours de mission un volume de travail sous-estimé.

Expliquez ensuite votre organisation. À distance, indiquez les outils utilisés : dossier partagé, renvoi d'appels, agenda en ligne, signature électronique. Pour la permanence téléphonique, indiquez vos plages horaires et le délai de transmission des messages.

Sur place, précisez votre secteur, vos jours de présence possibles et vos éventuels frais de déplacement. Certains clients préfèrent un mélange des deux, par exemple une demi-journée au bureau et le reste à distance.

Confidentialité et données personnelles

Vous aurez accès à des fichiers clients, à des factures, parfois à des coordonnées bancaires. Au sens du RGPD, lorsque vous traitez ces données pour le compte d'un client, vous êtes en général son sous-traitant, et lui reste responsable du traitement. Le règlement prévoit alors un contrat entre vous, qui fixe notamment les instructions, les mesures de sécurité et le sort des données à la fin de la mission. La CNIL détaille ces obligations sur son site.

Sur votre site, résumez vos engagements en quelques lignes :

• une clause de confidentialité dans chaque contrat ;
• des accès séparés pour chaque client, protégés par des mots de passe solides ;
• aucun document client conservé sur un support personnel non protégé ;
• la restitution ou la suppression des données à la fin de la mission.

Si vous avez souscrit une assurance de responsabilité civile professionnelle, mentionnez-la aussi : elle rassure le client qui vous confie ses dossiers.

Votre propre site a lui-même ses obligations, ne serait-ce que pour le formulaire de contact. L'article sur le RGPD et les cookies d'un petit site en fait le tour.

Pour signer vos premiers contrats

1. Choisissez deux types de clients prioritaires et écrivez pour chacun la liste des tâches que vous prenez en charge.
2. Présentez votre site aux comptables et aux chambres consulaires de votre secteur, qui voient passer des entrepreneurs débordés ; l'article sur les premiers clients en ligne donne d'autres pistes.
3. Préparez votre modèle de contrat, avec sa clause de confidentialité.
4. Pour démarrer, un site d'une page coûte 600 € HT chez nous, et le formulaire de devis 80 € HT : le configurateur de devis donne le total.