Commerces

Imprimerie et reprographie : devis en ligne et envoi de fichiers

5 min de lecture

Un document de traitement de texte, un logo copié depuis un site, aucune marge autour du visuel : voilà le fichier reçu pour des flyers attendus le lendemain. Il faudra rappeler le client, reprendre la mise en page et sans doute décaler la livraison. Le site d'une imprimerie peut éviter une bonne partie de ces allers-retours, en guidant dès le départ la demande de devis et l'envoi des fichiers.

Une demande de devis qui contient tout

Pour chiffrer un travail, il vous faut toujours les mêmes informations, et le client en oublie souvent une partie. Un formulaire construit autour de vos produits les lui demande dans l'ordre :

  • le produit : cartes de visite, flyers, affiches, brochures, faire-part, autocollants, bâches ;
  • le format fini et, pour un document plié ou relié, le nombre de pages ou de volets ;
  • le papier : son grammage, c'est-à-dire son poids, qui fait sa rigidité, et son type (mat, brillant, recyclé) ;
  • l'impression en couleur ou en noir, au recto seul ou en recto verso ;
  • les finitions : pelliculage, vernis, pliage, découpe, reliure ;
  • la quantité, avec la possibilité d'en comparer plusieurs ;
  • la date souhaitée, le retrait ou la livraison, et l'existence ou non de fichiers prêts.

N'affichez que les champs utiles au produit choisi : une carte de visite n'a pas besoin de reliure. Les principes d'un bon formulaire, de la confirmation au délai de réponse, sont repris dans l'article sur la demande de devis en ligne. Pour les produits standards, des prix affichés par quantité permettent même de commander sans attendre de devis.

Des fichiers prêts à imprimer, expliqués simplement

Beaucoup de clients n'ont jamais préparé un fichier pour l'impression. Une page dédiée, rédigée sans jargon, leur présente vos exigences :

  • le format : un PDF avec les polices incorporées, plutôt qu'un document de traitement de texte ;
  • la résolution, mesurée en points par pouce (dpi) : des images assez fines à leur taille d'impression, selon le minimum que vous fixez ;
  • les couleurs : en CMJN (cyan, magenta, jaune, noir), le mode de l'impression, plutôt qu'en RVB, celui des écrans, en rappelant que le rendu sur papier diffère toujours un peu ;
  • le fond perdu : quelques millimètres de visuel ajoutés au-delà du format, coupés au massicot (la machine de coupe), pour éviter un liseré blanc au bord ;
  • la marge de sécurité : une bande intérieure, le long de la coupe, où ne placer aucun texte important.

Prévoyez aussi l'envoi de fichiers volumineux, par un espace de dépôt ou un lien de transfert, car un formulaire classique bloque au-delà d'une certaine taille. Demandez des noms de fichiers clairs, avec le produit et la version.

Proposez en téléchargement un gabarit par format courant, avec le fond perdu et la marge de sécurité déjà tracés. Le client qui part de ce modèle a toutes les chances de vous envoyer un fichier exploitable du premier coup.

Le BAT, dernière étape avant l'impression

Le BAT, ou bon à tirer, est l'épreuve que le client valide avant le lancement de l'impression. Expliquez sur votre site sous quelle forme il arrive, un PDF par e-mail ou une épreuve papier quand la couleur compte, et ce qu'il faut vérifier :

  • l'orthographe, les numéros de téléphone, les adresses et les dates ;
  • la position des éléments par rapport aux coupes et aux plis ;
  • le QR code, à tester avec un téléphone avant de valider.

Précisez que l'impression démarre après la validation écrite du BAT, et que cette validation vaut accord sur le contenu : une faute repérée après coup impose une nouvelle impression, selon ce que prévoient vos conditions générales. Pour aider vos clients à relier leurs imprimés au bon contenu en ligne, vous pouvez les renvoyer vers l'article sur les supports imprimés reliés au site.

Délais, urgences et reprographie

Annoncez des délais par type de produit, en précisant qu'ils courent à partir de la validation du BAT et, le cas échéant, du paiement. Si vous acceptez les urgences, dites jusqu'à quelle heure une commande validée peut partir le jour même ou le lendemain, et à quelles conditions. Signalez enfin vos fermetures et vos périodes les plus chargées.

La reprographie a aussi ses clients pressés : tirage de plans, photocopies en nombre, reliure de rapports et de mémoires, numérisation. Indiquez ce qui se fait pendant que l'on attend, ce qui demande un dépôt, et comment envoyer son fichier à l'avance pour le trouver prêt en arrivant.

Entreprises, associations et création graphique

Les clients réguliers (entreprises, commerces, associations, collectivités) attendent un suivi. Un espace qui garde leurs fichiers et leurs commandes passées leur permet de réimprimer à l'identique, par exemple les cartes de visite d'un nouveau salarié ; l'article sur l'espace client d'un site aide à décider si cette fonction vous sera utile. Précisez aussi vos conditions de facturation et la personne à contacter.

D'autres clients arrivent sans aucun fichier. Si vous proposez la création graphique, présentez-la : mise en page, création de logo, retouche d'images, avec des exemples réalisés pour des clients qui ont donné leur accord. Indiquez comment elle est facturée et combien de séries de corrections sont comprises. N'affichez enfin un label environnemental, pour vos papiers ou votre atelier, que si vous l'avez effectivement obtenu.

Pour recevoir des fichiers prêts à imprimer

  1. Rédigez la page sur la préparation des fichiers et mettez vos gabarits en téléchargement.
  2. Construisez le formulaire de devis autour de vos produits les plus demandés.
  3. Écrivez votre procédure de BAT et vos délais, comptés à partir de la validation.
  4. Pour connaître le coût d'un site avec formulaire de devis, consultez notre page des tarifs.

À lire aussi