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Signature e-mail professionnelle : ce qu'elle doit contenir

5 min de lecture

Votre client veut vous rappeler pour confirmer un rendez-vous. Il ouvre votre dernier e-mail, descend jusqu'en bas et tombe sur une image floue avec votre logo, sans numéro sur lequel appuyer. Il finit par chercher votre nom sur Google. Une signature mail professionnelle bien construite lui aurait évité ce détour : quelques lignes de texte, les bons liens, rien de superflu.

Nom, métier, téléphone : l'ordre des lignes

Une signature répond à deux questions : qui vous êtes, et comment vous joindre. Dans l'ordre, prévoyez :

  • votre prénom et votre nom ;
  • votre métier, dans les mots de vos clients : « Électricien, dépannage et rénovation » parle davantage qu'un intitulé vague ;
  • le nom de l'entreprise, écrit exactement comme sur votre site et votre fiche Google ;
  • votre téléphone, cliquable, avec l'indicatif international si vous avez des clients à l'étranger ;
  • l'adresse de votre site, courte, sans « https:// » superflu ;
  • votre adresse postale, seulement si vous recevez du public dans une boutique, un cabinet ou un atelier.

Si vous travaillez depuis chez vous, la commune ou votre zone d'intervention suffit.

Un seul lien d'action

Ajoutez ensuite un lien, un seul, vers l'action que vous attendez le plus : prendre rendez-vous, demander un devis ou laisser un avis. Un artisan qui termine ses chantiers gagne à proposer le dépôt d'un avis ; une coach mettra plutôt en avant sa prise de rendez-vous. Pour les avis, respectez les règles exposées dans le guide pour obtenir des avis Google. Changez ce lien au fil des saisons si votre activité le demande.

Du texte plutôt qu'une image

La signature réduite à une seule image séduit par sa mise en page, mais elle pose plusieurs problèmes. Beaucoup de messageries bloquent les images par défaut ou les affichent comme pièces jointes. Le numéro inscrit dans l'image n'est ni cliquable ni copiable, et un lecteur d'écran, l'outil qui lit les pages à voix haute pour les personnes malvoyantes, ne lit pas le texte contenu dans une image.

Écrivez donc la signature en texte, avec une police courante et une ou deux couleurs au plus. Le logo peut s'ajouter, petit et léger. Vérifiez-le en mode sombre : un logo foncé sur fond transparent devient presque invisible sur un fond noir. Une version entourée d'un léger contour clair, ou posée sur un fond blanc, règle le problème. Pour annoncer un salon ou une fermeture, une courte ligne de texte sous la signature suffit ; retirez-la dès la date passée.

Lisible sur un téléphone

Beaucoup de vos messages sont lus sur mobile, souvent entre deux rendez-vous. Sur un écran étroit, une signature large en plusieurs colonnes se découpe mal ou oblige à faire défiler la page de côté. Préférez une information par ligne, des lignes courtes et des liens assez espacés pour qu'on ne touche pas le mauvais.

Testez le résultat : envoyez-vous un message et ouvrez-le sur votre téléphone, dans deux ou trois applications de messagerie, en mode clair puis sombre. Installez ensuite la signature sur chaque appareil d'où vous écrivez : logiciel de messagerie, webmail et application mobile, qui ajoute souvent sa propre mention par défaut, du type « Envoyé depuis mon téléphone ». Pour les réponses et les transferts, une version courte, avec votre nom et votre numéro, suffit.

Gardez votre signature dans un simple document texte, qui sert de version de référence. À chaque changement, vous la corrigez une fois puis la recollez dans chaque outil, sans oublier l'application de votre téléphone.

La même identité partout

Votre signature voisine avec votre site, votre carte de visite, votre fiche d'établissement et vos devis. Nom, numéro et adresse du site doivent être identiques partout : un écart fait douter le client et brouille les informations que les moteurs de recherche rassemblent sur vous. Reprenez les couleurs et le logo de votre site et, si vous utilisez une carte de visite numérique, faites pointer les deux vers la même page. Si vous travaillez à plusieurs, adoptez un modèle commun où seuls le nom, la fonction et le numéro direct changent.

Une adresse à votre nom de domaine renforce l'ensemble : sa création est expliquée dans l'article sur l'adresse mail professionnelle. La signature reste aussi le support le plus simple à mettre à jour : à chaque changement de numéro ou d'adresse, modifiez-la le jour même.

Ce qu'il vaut mieux retirer

Une signature s'alourdit vite, d'ajout en ajout. Faites le tri :

  • les rangées de logos, labels, réseaux sociaux ou récompenses, au-delà d'un ou deux éléments utiles et à jour ;
  • les citations inspirantes, qui n'apportent rien au client ;
  • les images lourdes, les animations et les bannières promotionnelles oubliées depuis des mois ;
  • les mentions de confidentialité plus longues que le message lui-même ;
  • votre numéro personnel, si vous ne voulez pas d'appels le soir : indiquez plutôt vos horaires d'appel ;
  • les informations périmées, comme une ancienne adresse ou un ancien numéro.

Et les mentions légales ?

Les mentions obligatoires figurent d'abord sur votre site, vos devis et vos factures. Pour une société, certains documents commerciaux doivent aussi porter des informations comme la forme juridique ou le numéro d'immatriculation. Pour savoir si vos e-mails sont concernés, et sous quelle forme, consultez service-public.fr ou votre expert-comptable.

Votre signature en un quart d'heure

  1. Rédigez la version complète en texte : nom, métier, entreprise, téléphone, site et un seul lien d'action.
  2. Installez-la sur chaque appareil, avec une version courte pour les réponses.
  3. Envoyez-vous un test et vérifiez-le sur téléphone, en mode clair et en mode sombre.
  4. Si votre logo reste à créer ou à moderniser, l'option logo et identité visuelle coûte 200 € HT chez nous, en complément d'un site ; la page des tarifs présente les formules.

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