Alias e-mail : contact@, devis@, factures@ sans multiplier les boîtes

Sur votre site, l'adresse affichée est contact@ ; sur vos devis, c'est devis@ ; votre comptable, lui, écrit à factures@. Ces trois adresses peuvent arriver dans une seule boîte grâce à l'alias mail, qui évite de multiplier les boîtes à relever. Encore faut-il le distinguer de la boîte et du groupe, et savoir répondre depuis la bonne adresse.

Alias, boîte, groupe : trois notions à distinguer

Les fournisseurs de messagerie emploient des mots voisins pour des fonctions différentes. Voici les trois à connaître.

L'alias, un second nom pour une boîte existante

Un alias est une adresse supplémentaire rattachée à une boîte déjà créée. Tout ce qui est envoyé à devis@ arrive dans la boîte de la personne associée, sans nouveau mot de passe ni nouvel espace de stockage à gérer.

La boîte, un espace à part

Une boîte a son propre mot de passe, ses messages et souvent son agenda. Elle convient à quelqu'un qui doit disposer d'un courrier distinct : un associé, un salarié, un prestataire régulier. Selon votre offre de messagerie, chaque boîte supplémentaire peut entraîner un abonnement de plus.

Le groupe ou la boîte partagée, une adresse pour plusieurs personnes

Un groupe, ou liste de diffusion, envoie une copie de chaque message à tous ses membres. Une boîte partagée est consultée par plusieurs personnes depuis une même adresse, et selon l'outil, on y voit qui a déjà répondu. Dès que deux personnes se partagent contact@, la boîte partagée évite les doublons et les oublis ; le groupe convient quand chacun doit simplement être informé. Une redirection, qui renvoie une copie vers une autre adresse, dépanne sans offrir ce suivi.

Pour trancher : une seule personne lit, un alias suffit ; plusieurs personnes lisent, prenez un groupe ou une boîte partagée ; quelqu'un a besoin de son courrier propre, créez une boîte.

Quelles adresses de rôle créer

Les adresses imprimées sur vos supports gagnent à porter le nom d'un rôle, car un rôle reste en place quand l'équipe change. La création du nom de domaine et de la messagerie est décrite dans l'article sur l'adresse mail professionnelle. Voici les alias qui servent le plus souvent :

• contact@ : l'adresse générale, celle du site, de la fiche Google et des annuaires ;
• devis@ ou commandes@ : les demandes de prix ou d'achat, à traiter vite ;
• factures@ ou compta@ : les factures de vos fournisseurs, qu'une règle peut transmettre à votre comptable ;
• rdv@ : les rendez-vous, si vous en prenez par e-mail ;
• recrutement@ : les candidatures, séparées des messages clients.

Trois à cinq adresses suffisent. Choisissez des noms courts, sans accent ni tiret, faciles à dicter au téléphone. Réserver une adresse à chaque point d'entrée, par exemple devis@ au formulaire du site, permet aussi de savoir d'où vient chaque demande.

Répondre depuis la bonne adresse

Recevoir sur un alias est la partie facile. L'envoi demande un réglage : sans lui, le client écrit à devis@ et reçoit une réponse signée prenom.nom@, ce qui le fait douter qu'il s'agisse du même interlocuteur. La plupart des messageries permettent d'envoyer « en tant que » l'alias ; selon l'outil, c'est automatique, à activer dans les réglages ou réservé à certaines offres.

Une fois le réglage fait :

• envoyez-vous un message depuis l'alias vers deux messageries différentes et vérifiez l'adresse affichée dans le champ « De » ;
• contrôlez qu'il n'arrive pas en indésirables : les réglages SPF, DKIM et DMARC de votre domaine doivent couvrir l'outil qui envoie, comme l'explique l'article sur les e-mails qui arrivent en spam ;
• préparez une signature par adresse : celle de devis@ annonce par exemple votre délai de réponse, celle de contact@ renvoie vers votre page contact. L'article sur la signature e-mail professionnelle détaille son contenu.

Trier ce qui arrive

Un alias sert aussi de filtre. Dans votre messagerie, créez une règle par adresse : les messages reçus sur devis@ reçoivent une étiquette et une notification, ceux de factures@ vont dans un dossier ou chez le comptable, ceux de recrutement@ restent à part.

Deux pièges guettent. L'adresse « attrape-tout », qui reçoit ce qu'on écrit à n'importe quel nom devant votre domaine, rattrape les fautes de frappe mais attire aussi beaucoup de courrier indésirable. Une redirection vers une boîte d'un autre fournisseur peut, de son côté, faire échouer des contrôles anti-spam et envoyer des messages légitimes en indésirables : testez-la avant d'imprimer l'adresse sur vos cartes.

Quand quelqu'un part

Une adresse prenom.nom@ imprimée sur un devis devient un casse-tête le jour où la personne quitte l'entreprise, car les clients continuent d'y écrire. Les adresses de rôle règlent l'essentiel : il suffit de retirer la personne du groupe et d'ajouter son successeur. Pour sa boîte personnelle, procédez par étapes :

1. changez le mot de passe, retirez ses accès aux outils reliés (agenda, documents partagés, logiciels) et récupérez les fichiers à conserver ;
2. faites de l'ancienne adresse un alias de la personne qui reprend le travail, ou une réponse automatique qui indique la nouvelle adresse, pendant quelques mois ;
3. ne supprimez la boîte qu'une fois les messages utiles transmis.

Les messages que le salarié a identifiés comme personnels sont protégés par le secret des correspondances : avant d'ouvrir une boîte, consultez la fiche de la CNIL sur le contrôle de la messagerie au travail ou demandez conseil à un professionnel du droit. La même prudence vaut pour un stagiaire ou un prestataire.

Par où commencer

1. Listez les adresses en circulation (site, cartes, devis, annuaires, fiche Google) et ce que chacune reçoit.
2. Créez contact@, devis@ et factures@ en alias ou en groupe, selon le nombre de personnes qui les lisent.
3. Réglez l'envoi depuis chaque alias, puis testez avec deux messageries.
4. Si votre site est refait un jour, demandez que son formulaire écrive à devis@ ou à contact@ : la demande de devis est le bon moment pour le préciser.