Donner accès à sa fiche Google sans en perdre le contrôle

Le mot de passe du compte Google de l'entreprise a été donné un jour au neveu qui a créé la fiche, puis au prestataire qui l'a optimisée, puis à la vendeuse qui répond aux avis. Des années plus tard, plus personne ne sait qui y a encore accès. Désigner un gestionnaire de fiche Google permet de déléguer le travail sans jamais confier vos identifiants.

Propriétaires et gestionnaires : qui peut faire quoi

Google Business Profile distingue plusieurs niveaux d'accès. Leurs noms et leurs droits exacts évoluent, mais le principe reste le même :

• le propriétaire principal, unique, détient le contrôle complet de la fiche ;
• les propriétaires peuvent eux aussi ajouter ou retirer des utilisateurs et modifier toutes les informations ;
• les gestionnaires peuvent modifier la plupart des informations, publier, ajouter des photos et répondre aux avis, sans pouvoir gérer les accès ni supprimer la fiche.

Le centre d'aide de Google Business Profile détaille les droits actuels de chaque rôle. Pour une petite entreprise, une répartition simple suffit : vous comme propriétaire principal, un associé ou une personne de confiance comme second propriétaire, pour ne pas perdre la main si votre compte est bloqué, et vos prestataires ou salariés comme gestionnaires.

Même limité, le rôle de gestionnaire permet de changer vos horaires, votre numéro ou vos photos. Réservez-le à des personnes de confiance, pour une mission précise, et retirez-le dès que cette mission prend fin.

Inviter plutôt que prêter un mot de passe

Prêter les identifiants du compte paraît plus simple. Cela ouvre pourtant bien plus que la fiche :

• le compte Google donne souvent accès à la messagerie, aux documents et aux autres services de l'entreprise ;
• impossible de savoir qui a modifié quoi, puisque tout le monde utilise le même compte ;
• les codes de sécurité arrivent sur votre téléphone, et la personne vous appelle à chaque connexion ;
• au départ de la personne, il faut changer le mot de passe et prévenir tous les autres.

Invitez plutôt chaque personne avec sa propre adresse e-mail, depuis les paramètres de la fiche, dans la rubrique consacrée aux personnes et aux accès. Elle reçoit une invitation, l'accepte et travaille avec son propre compte. Pour un salarié, utilisez de préférence une adresse professionnelle que vous gérez, plutôt que sa messagerie personnelle.

Garder la propriété principale

Le compte propriétaire principal doit appartenir à l'entreprise, et à elle seule. Créez-le avec une adresse que vous contrôlez, activez la validation en deux étapes et tenez à jour le téléphone et l'adresse de récupération. Notez ces informations avec vos autres accès, dans un endroit sûr.

Certains prestataires créent la fiche depuis leur propre compte, par commodité. Demandez à être propriétaire principal dès le départ, ou faites-vous transférer ce rôle : la personne doit en général être ajoutée comme propriétaire avant de pouvoir devenir propriétaire principal. Cette question fait partie des points à vérifier pour rester propriétaire de votre site et de vos outils.

Lors du départ d'un associé ou de la vente de l'entreprise, prévoyez le transfert de la propriété principale avant la date effective, au même titre que la remise des clés du local. Une fois la personne partie, la démarche devient plus longue.

Faire le ménage dans les accès

Deux fois par an, ouvrez la liste des personnes qui ont accès à la fiche et posez-vous une question pour chaque ligne : cette personne travaille-t-elle encore avec vous ? Retirez les anciens salariés, les stagiaires partis, l'agence avec laquelle vous ne travaillez plus. Une adresse que vous ne reconnaissez pas mérite une vérification immédiate.

Le moment le plus sensible reste le changement de prestataire : retirez ses accès une fois le relais pris par le suivant, en même temps que ceux de la Search Console et du site, comme le détaille l'article pour changer de prestataire web sans tout perdre.

Quand un tiers détient votre fiche

Un interlocuteur joignable

Si un ancien salarié ou une agence possède la fiche, demandez-lui par écrit de vous ajouter comme propriétaire, puis de vous transférer la propriété principale. Indiquez l'adresse exacte du compte à ajouter et gardez une trace de vos échanges. C'est la voie la plus rapide, et la plus apaisée.

Personne ne répond

Google prévoit une demande d'accès depuis la fiche elle-même : le propriétaire actuel est prévenu et peut accepter ou refuser. Sans réponse, il est parfois possible de prouver vous-même que vous gérez l'établissement ; la démarche est décrite dans l'article pour revendiquer une fiche Google. Un prestataire qui réclame un paiement pour vous rendre votre propre fiche, ou un inconnu qui en a pris le contrôle, relève des situations présentées dans l'article sur les arnaques au référencement.

À faire cette semaine

1. Ouvrez la liste des accès de votre fiche et identifiez le propriétaire principal.
2. Ajoutez une personne de confiance comme second propriétaire.
3. Retirez tout accès qui ne correspond plus à une collaboration en cours.
4. Remplacez les mots de passe prêtés par des invitations nominatives. Si la fiche est à reprendre de zéro, sa création ou son optimisation figure parmi les options de nos tarifs, à 20 € HT.