Google Forms : pratique pour quoi sur votre site ?

Vingt places pour votre atelier de décembre, et des inscriptions qui arrivent par téléphone, par message privé et par e-mail : la liste tient sur un coin de carnet, et personne n'est sûr d'être inscrit. Google Forms règle ce genre de besoin en quelques minutes, gratuitement, avec un simple compte Google. Reste à savoir où il trouve sa place sur votre site, et où il atteint ses limites.

Ce que Google Forms fait bien

Google Forms est l'outil de questionnaires de Google. Il se prend en main sans formation : vous ajoutez des questions, choisissez leur type, puis partagez le formulaire par un lien ou en l'intégrant à une page. Ses fonctions couvrent l'essentiel des besoins simples :

• des questions de plusieurs types : réponse courte, paragraphe, choix multiple, cases à cocher, liste déroulante, date ;
• des sections, avec un passage vers l'une ou l'autre selon la réponse donnée ;
• un résumé des réponses sous forme de graphiques, et leur envoi vers une feuille de calcul Google Sheets ;
• une notification par e-mail à chaque nouvelle réponse, à activer dans les réglages.

Pour un commerce ou un indépendant qui utilise déjà Gmail ou Google Agenda, l'outil s'ajoute sans nouvel abonnement ni nouveau mot de passe.

Trois usages qui lui conviennent

Les inscriptions à un événement

Atelier, dégustation, cours d'essai, portes ouvertes : quelques questions suffisent, comme le nom, le téléphone, le nombre de participants et la séance choisie. Vérifiez si l'outil permet de limiter le nombre de réponses ; sinon, surveillez les inscriptions et fermez le formulaire à la main dès que la jauge est atteinte.

Les sondages de satisfaction

Après une prestation ou un événement, trois à cinq questions donnent des indications précieuses. Sans collecte d'adresse e-mail, les réponses peuvent rester anonymes, ce qui encourage la franchise. Le lien se glisse dans un e-mail de remerciement, sur un ticket ou derrière un QR code posé sur le comptoir.

Les commandes simples

Bûches de Noël, galettes, paniers de légumes : le client choisit ses produits, la quantité et un créneau de retrait. Google Forms n'encaisse pas les paiements : le client règle au retrait ou par un autre moyen. Selon les réglages, le client peut recevoir une copie de ses réponses si vous collectez son adresse e-mail ; à défaut, confirmez chaque commande vous-même.

L'intégrer à votre site

Deux solutions existent : un bouton qui ouvre le formulaire dans un nouvel onglet, ou le code d'intégration fourni par Google, qui l'affiche directement dans une page. Dans ce second cas, le cadre a une hauteur fixe. Testez l'affichage sur téléphone, où une barre de défilement intérieure peut gêner la saisie.

Entourez le formulaire de texte : date, lieu, prix, nombre de places, ce qui se passe après l'envoi. Sur vos supports imprimés, donnez l'adresse de cette page plutôt que le lien Google, long et peu parlant. Le jour où vous changerez d'outil, rien ne sera à réimprimer.

Cette page rassure aussi. Les liens vers des formulaires Google servent parfois à des tentatives d'hameçonnage, et l'outil affiche lui-même un avertissement invitant à ne jamais y saisir de mot de passe. Présenté dans votre propre page, avec votre nom et vos coordonnées, le formulaire inspire davantage confiance.

Les données de vos clients et le RGPD

Les réponses sont stockées sur les serveurs de Google, qui peuvent se trouver hors de l'Union européenne, et vous restez responsable des données que vous collectez. En tête du formulaire, quelques lignes informent le répondant : qui collecte, dans quel but, pendant combien de temps les réponses sont conservées et comment exercer ses droits, avec un lien vers votre politique de confidentialité.

Quelques règles simples limitent les risques :

• ne demandez que ce qui sert vraiment, et évitez les questions de santé ou d'autres données sensibles ;
• pour une newsletter, prévoyez une question distincte, à laquelle le client répond volontairement ;
• supprimez les réponses anciennes, dans le formulaire comme dans la feuille de calcul associée ;
• utilisez un compte professionnel plutôt qu'une adresse personnelle : les offres Google Workspace s'accompagnent de conditions sur le traitement des données, à lire.

Un formulaire intégré charge enfin des éléments de Google, qui peut déposer des traceurs. Vérifiez ce qu'il dépose et adaptez votre bandeau de cookies si nécessaire, en vous appuyant sur les recommandations publiées sur cnil.fr.

Ses limites face à un vrai formulaire

La mise en forme de Google Forms se limite à quelques couleurs, une image d'en-tête et un choix de polices. Le formulaire garde l'allure de Google, ce qui convient à une inscription ponctuelle, moins à une demande de devis où vous voulez paraître professionnel. Les réponses dépendent aussi du compte qui a créé le formulaire : s'il appartient à un salarié parti ou à un ancien prestataire, elles partent avec lui.

Pour le contact permanent de votre site, un formulaire intégré à vos pages reste préférable : plus léger, à votre image et réglé pour que les messages arrivent bien, comme le détaille l'article sur le formulaire de contact. Si vous devez encaisser un paiement ou soigner davantage la présentation, des outils comme Tally vont plus loin.

Pour vous lancer

1. Créez le formulaire depuis un compte professionnel, limitez-vous à cinq ou six questions et ajoutez le texte d'information en tête.
2. Activez la notification par e-mail, puis remplissez le formulaire vous-même sur téléphone pour vérifier le parcours.
3. Placez-le dans une page dédiée de votre site, entouré des informations pratiques, et mentionnez-le dans votre politique de confidentialité.
4. Pour une demande de devis permanente, notre agence propose un formulaire intégré au site en option à 80 € HT, comme l'indique la page des tarifs.