Odoo : site, boutique et gestion dans un seul outil ?

Les commandes du site arrivent par e-mail, le stock vit dans un tableur, les factures sortent d'un troisième logiciel : à chaque vente, vous recopiez les mêmes informations à trois endroits. Odoo promet de tout réunir, du site internet à la comptabilité, dans un seul outil. La promesse tient la route, avec un coût en temps, en paramétrage et souvent en accompagnement.

Un logiciel de gestion qui fait aussi des sites

Odoo est un logiciel édité par une entreprise belge. Il appartient à la famille des ERP, ou progiciels de gestion intégrés : des applications qui partagent la même base de données, de sorte qu'une information saisie une fois sert partout. Chaque entreprise active les applications dont elle a besoin :

• site web, pour construire ses pages avec des blocs prêts à l'emploi ;
• e-commerce, pour le catalogue, le panier et le paiement en ligne ;
• facturation et comptabilité ;
• inventaire, pour suivre le stock ;
• point de vente, pour encaisser en boutique ;
• CRM et ventes, pour suivre les clients et les devis.

L'intérêt se voit à chaque vente : une commande passée sur le site fait baisser le stock, prépare la facture et enrichit la fiche du client, sans ressaisie.

Odoo s'utilise dans le navigateur. La version hébergée par l'éditeur évite d'avoir à gérer un serveur ; une installation chez un hébergeur laisse plus de liberté, mais demande des compétences techniques ou un prestataire.

Deux éditions, des coûts à regarder de près

Odoo existe en deux éditions. L'édition Community est libre et gratuite : vous l'installez sur votre propre serveur ou chez un prestataire, avec un périmètre plus restreint. L'édition Enterprise est payante, sur abonnement, et ajoute des applications, des fonctions et l'assistance de l'éditeur, avec un hébergement possible chez Odoo.

Le montant de l'abonnement dépend notamment du nombre d'utilisateurs et de la formule retenue ; la page des tarifs d'Odoo en donne le détail à jour. Le coût complet comprend aussi d'autres postes :

• le paramétrage initial : produits, taxes, moyens de paiement, modèles de documents ;
• l'import de vos données existantes, clients et catalogue ;
• la formation des personnes qui utiliseront l'outil ;
• les développements spécifiques, s'il en faut, et leur adaptation lors des nouvelles versions.

Ce que le tout-en-un demande

Un ERP reproduit le fonctionnement de votre entreprise. Avant d'en profiter, il faut y décrire vos produits et leurs variantes, vos taxes, vos emplacements de stock, les étapes de vos commandes. Ce travail prend du temps, et une erreur se propage : une taxe mal réglée se retrouve sur toutes les factures.

L'outil de création de pages est accessible, mais un site soigné demande, comme ailleurs, des textes travaillés, des photos de qualité et une attention au référencement. Des versions majeures sortent régulièrement : sur l'hébergement de l'éditeur, les mises à jour sont encadrées, tandis que les développements sur mesure doivent être adaptés à chaque fois.

Tout au même endroit

Réunir vos ventes, vos clients et votre comptabilité dans un seul outil crée aussi une dépendance. Organisez des exports réguliers, vérifiez qui détient les accès administrateur, et sachez comment récupérer vos données si vous changez un jour de solution.

Les obligations françaises

Si Odoo émet vos factures, vérifiez comment il s'articule avec la réforme de la facturation électronique et avec une plateforme agréée : l'article sur la facturation électronique fait le point sur le calendrier. Si vous encaissez en boutique avec son application de caisse, vérifiez aussi qu'elle répond aux obligations des logiciels de caisse, présentées sur impots.gouv.fr et rappelées dans l'article sur la caisse connectée à la boutique en ligne.

Le rôle des intégrateurs

Beaucoup d'entreprises se font accompagner par un intégrateur, une société partenaire qui paramètre Odoo, importe les données, forme les équipes et assure le suivi. Choisissez-le comme n'importe quel prestataire, en regardant :

• ses références dans votre secteur, commerce de détail, restauration ou artisanat ;
• un devis qui décrit le périmètre, le nombre de jours et la formation ;
• sa réponse sur la maintenance après la mise en service ;
• la possibilité d'exporter vos données si vous changez d'outil.

Commencez petit : le site et la facturation d'abord, le stock ensuite. Activer dix applications le même mois multiplie les réglages à vérifier et fatigue l'équipe. L'éditeur publie aussi une documentation et des tutoriels vidéo, utiles pour vérifier ce que fait une application avant de l'activer.

Quand un simple site suffit

Un restaurant qui veut montrer sa carte, ses horaires et prendre des réservations n'a pas besoin d'un ERP. Une boutique de quelques dizaines de produits, au stock facile à suivre, peut se contenter d'un site e-commerce ou d'un module de click & collect ; l'article qui compare site vitrine et boutique en ligne aide à choisir. Odoo prend son sens dans d'autres situations :

• vous vendez en boutique, en ligne et aux professionnels, avec un stock commun ;
• votre stock se répartit entre plusieurs lieux ;
• plusieurs personnes gèrent devis, commandes et factures ;
• vous passez chaque semaine des heures à ressaisir les mêmes données.

Certaines entreprises gardent un site vitrine indépendant et réservent Odoo à la gestion. C'est possible, en acceptant que le site et le stock ne soient pas reliés, ou en faisant développer une passerelle entre les deux.

Pour y voir clair

1. Notez pendant deux semaines toutes les ressaisies que vous faites et le temps qu'elles vous prennent.
2. Si un essai est proposé, testez Odoo avec vos vrais produits et une vraie commande, du site jusqu'à la facture.
3. Demandez un devis détaillé à deux intégrateurs, formation et maintenance comprises.
4. Si un site suffit, notre agence crée un site e-commerce pour 1 500 € HT, et l'option click & collect coûte 300 € HT : le configurateur de devis calcule le total.