Repas de fin d'année d'entreprise : vendre ses menus de groupe tôt

Le 2 décembre, une entreprise de vingt personnes cherche une table pour un soir de la mi-décembre, mais vos jeudis et vos vendredis sont déjà complets. Un repas de fin d'année d'entreprise se réserve souvent dès septembre ou octobre, et les restaurants qui présentent leurs menus de groupe à la rentrée se placent avant ceux qui attendent novembre. Voici un calendrier, de septembre à janvier, pour préparer cette saison.

Septembre : publier la page et son formulaire

Commencez par arrêter deux ou trois menus de groupe à prix fixe par personne : un menu complet servi à toute la table, une formule plus courte pour le déjeuner, éventuellement un cocktail dînatoire. Pour chacun, écrivez ce qu'il comprend (boissons, café), s'il existe une alternative végétarienne et le nombre minimal de convives. Affichez le prix par personne hors taxes et toutes taxes comprises : le service comptable d'une entreprise raisonne en hors taxes.

Un menu unique simplifie la cuisine et le service. Si vous laissez le choix entre deux plats, demandez à l'organisateur la répartition quelques jours avant la date, avec la liste des convives concernés par un régime particulier.

Fixez ensuite vos capacités : combien de groupes par soir, quels jours vous les acceptez, quelles dates sont déjà prises. Gardez des dates de repli à proposer quand le soir demandé est complet : un déjeuner, un mardi, la première semaine de décembre ou le mois de janvier. Les groupes qui occupent tout le restaurant relèvent de la privatisation, présentée dans l'article sur la privatisation d'un restaurant.

La page renvoie vers un formulaire de devis qui rassemble, en une fois, ce qu'il faut pour chiffrer :

• le nom de la société, celui du contact et son téléphone ;
• la date souhaitée et une date de repli ;
• le nombre approximatif de convives et la formule envisagée ;
• les régimes particuliers déjà connus ;
• l'adresse de facturation et, si la société l'exige, un numéro de bon de commande.

Octobre : prévenir les entreprises du quartier

Une page en ligne ne suffit pas : les responsables administratifs et les assistantes de direction ne savent pas toujours que vous existez. Contactez d'abord les sociétés déjà venues chez vous, par e-mail à leur adresse professionnelle, dans le respect des règles de prospection rappelées par la CNIL : message en rapport avec leur activité, expéditeur identifiable, possibilité de ne plus recevoir vos envois.

Déposez ensuite, dans les entreprises proches, une carte avec un QR code vers la page, et publiez vos menus sur votre fiche Google et sur LinkedIn. Pensez aussi au CSE, le comité social et économique, qui organise souvent les fêtes de fin d'année dans les entreprises qui en ont un : la facture peut alors porter son nom plutôt que celui de la société.

Ce que ces clients attendent d'une salle, d'un devis et d'une facture tout au long de l'année est détaillé dans l'article sur les séminaires et repas d'affaires.

Novembre : devis, acompte et relances

Répondez à chaque demande dans la journée, même par un simple accusé de réception. Le devis tient sur une page : formule, prix par personne, total hors taxes et toutes taxes comprises, durée de validité, montant et date de l'acompte, date limite pour confirmer le nombre définitif de convives, conditions d'annulation. Précisez aussi les moyens de paiement acceptés et votre délai de règlement.

La facture est établie au nom de la société, ou du CSE s'il règle le repas, avec l'adresse de facturation et le numéro de bon de commande éventuel. Si une société ne répond pas après deux relances, libérez la date et proposez-la à la demande suivante : une courte liste d'attente évite les soirs vides. Pour que chaque réponse parte vite, préparez vos messages en amont.

Décembre et janvier : servir, remercier, noter

La semaine du repas, confirmez le nombre de convives et transmettez à la cuisine les régimes particuliers. Désignez aussi un référent pour le groupe : la même personne accueille l'organisateur, vérifie le placement et sert de relais si le nombre de convives change à l'arrivée. Décidez à l'avance du mode de règlement : une addition unique pour le menu, avec les boissons supplémentaires ajoutées ou encaissées à part selon ce qui a été convenu. Le lendemain, envoyez un message de remerciement avec la facture et une invitation à laisser un avis Google.

Gardez ensuite une fiche par société : date, nombre de convives, formule, remarques. Elle vous servira à recontacter l'entreprise à la rentrée et à lui proposer vos formules pour la cérémonie des vœux de janvier. Les particuliers préparent de leur côté leurs réveillons, qui se vendent selon la méthode décrite dans l'article sur les menus de fêtes en ligne.

Par où commencer

1. Arrêtez cette semaine vos menus de groupe et vos dates disponibles en décembre.
2. Mettez en ligne la page avec le prix par personne et un formulaire de devis. Sur un nouveau site, ce formulaire est une option à 80 € HT chez nous : la page tarifs détaille les autres.
3. Contactez dix entreprises voisines avant la fin du mois d'octobre, en commençant par vos clients passés.
4. Rédigez vos quatre messages types.