Billetterie en ligne : vendre des places pour vos événements

Pour votre dîner-dégustation de vendredi, les réservations arrivent par téléphone, par message privé et par e-mail, et personne ne sait plus combien de places restent. Une billetterie en ligne tient ce compte à votre place : elle vend les places, encaisse le paiement, envoie un billet et ferme la vente quand la salle est pleine. Voici comment choisir l'outil, l'intégrer à votre site et régler les points qui évitent les litiges.

Billetterie ou simple réservation ?

Une réservation retient une table ; un billet donne accès à un événement à date fixe, avec un prix, une jauge et souvent plusieurs tarifs. La billetterie se justifie quand l'événement est payé d'avance, à places limitées, ouvert à un public qui ne vous connaît pas ou à contrôler à l'entrée : concert, atelier, dégustation, dîner à thème.

Pour une soirée récurrente entre habitués, une réservation avec un lien de paiement peut suffire, comme l'explique l'article sur l'acompte en ligne. Pour trouver des idées de soirées à organiser, voyez l'article sur les animations au restaurant.

Les plateformes : ce qu'elles font et comment les comparer

Weezevent, Billetweb, Eventbrite ou HelloAsso sont des exemples connus. Elles proposent en général les mêmes fonctions de base : une page de vente, le paiement en ligne, l'envoi d'un billet avec un QR code, la liste des participants et une application de contrôle à l'entrée. Leurs différences portent sur le public visé, HelloAsso s'adressant aux associations, sur la visibilité dans leur propre agenda, sur la souplesse des tarifs et sur l'assistance.

Comparez surtout ces points, en lisant les conditions sur le site de chaque plateforme :

• les frais : ils existent partout, sous forme de commission par billet, de frais de paiement ou de forfait, et restent à votre charge ou s'ajoutent au prix payé par le public, selon vos réglages ;
• le moment du versement : avant ou après l'événement, ce qui compte si vous devez payer un intervenant ou des achats ;
• la personnalisation de la page et du billet à votre image ;
• l'export de la liste des participants et le contrôle à l'entrée ;
• l'assistance un soir de vente, quand un client ne reçoit pas son billet.

L'intégrer à votre site

Votre site reste la référence : créez une page par événement, avec le titre, la date, l'heure, le lieu, le programme, ce que comprend le prix et l'accès, puis ajoutez le bouton qui mène à la billetterie. Deux solutions existent : un simple lien vers la page de la plateforme, ou un module intégré, qui affiche la billetterie dans votre page. Dans les deux cas, le paiement et la création du billet restent gérés par la plateforme.

Un module intégré charge du contenu extérieur : testez l'affichage sur mobile, et demandez à la plateforme s'il dépose des traceurs soumis au consentement, afin de régler votre bandeau de cookies en conséquence. La plateforme crée aussi sa propre page pour l'événement : reprenez-y exactement les mêmes informations que sur votre site. Pour que l'événement apparaisse sur Google, suivez la méthode de l'article sur les événements sur Google.

Jauge, remboursement et annulation

La capacité

Fixez le nombre de places d'après ce que le lieu peut accueillir en sécurité et ce que votre équipe peut servir. La capacité d'accueil autorisée de votre établissement s'impose : en cas de doute, renseignez-vous auprès de votre mairie. La plateforme ferme la vente quand la jauge est atteinte ; gardez quelques places pour la porte ou vos partenaires, ou ouvrez une liste d'attente.

Les conditions de remboursement

Écrivez vos conditions avant d'ouvrir la vente, affichez-les sur la page et rappelez-les dans le billet : annulation par le client, billet nominatif ou cessible, délais, ce qui est remboursé. Pour une activité de loisirs à date précise, la loi prévoit en général une exception au droit de rétractation de 14 jours, à condition d'en informer l'acheteur avant l'achat. Vérifiez la règle exacte sur economie.gouv.fr (DGCCRF) et reprenez-la dans vos conditions de vente.

Si vous annulez l'événement, prévenez chaque inscrit par e-mail et remboursez rapidement ; si vous le reportez, laissez le choix entre la nouvelle date et le remboursement. Regardez à l'avance comment la plateforme traite alors les frais. Pour un concert ou un spectacle donné régulièrement, des formalités propres au spectacle vivant peuvent s'ajouter, ainsi que les droits d'auteur : le ministère de la Culture et la Sacem les présentent sur leurs sites.

Le jour de l'événement

Chaque billet porte un QR code unique, lu par l'application de contrôle de la plateforme sur un smartphone. Le code est validé une seule fois, ce qui évite les billets en double. Prévoyez :

• deux téléphones chargés, au cas où l'un tomberait en panne ;
• la liste des participants imprimée, pour un billet oublié ou une panne de réseau ;
• une personne dédiée à l'accueil, un quart d'heure avant l'ouverture des portes ;
• une consigne claire pour les billets achetés par une personne qui ne vient pas.

Un message de remerciement lié à la soirée est bienvenu après l'événement. Pour inscrire les participants à votre lettre d'information, proposez-leur une case à cocher distincte au moment de l'achat : la CNIL détaille les règles sur cnil.fr.

Pour lancer votre première vente

1. Choisissez la plateforme en comparant les frais, le moment du versement et l'application de contrôle.
2. Créez la page de l'événement sur votre site, puis branchez-y le lien ou le module de billetterie.
3. Fixez la jauge et rédigez vos conditions de remboursement avant d'ouvrir la vente.
4. L'option réservation en ligne de notre agence, à 150 € HT, évite de gérer les demandes par téléphone ou par messages ; la page des tarifs détaille les autres options.