Google Workspace ou Microsoft 365 : quelle suite pour une TPE ?

Le jour où vous embauchez ou prenez un associé, les questions arrivent en rafale : où ranger les devis, qui partage l'agenda, sur quelle adresse atterrissent les demandes du site ? Google Workspace et Microsoft 365 répondent à tout cela, avec des habitudes et des atouts différents. Voici les critères qui comptent pour une très petite entreprise, ou TPE.

Ce que les deux suites ont en commun

Ce sont deux abonnements professionnels facturés par utilisateur, qui réunissent les mêmes briques de base :

• une messagerie à votre nom de domaine, du type [email protected], avec filtre antispam ;
• un espace de stockage en ligne pour vos fichiers : Google Drive d'un côté, OneDrive et SharePoint de l'autre ;
• un traitement de texte, un tableur et un outil de présentation, utilisables dans le navigateur et sur téléphone ;
• un agenda partageable et des visioconférences, avec Google Meet ou Microsoft Teams ;
• une console d'administration, où vous créez les comptes, retirez l'accès d'un salarié qui part et imposez la double authentification.

Chaque formule ajoute ou retire des fonctions : espace de stockage, enregistrement des réunions, applications de bureau comme Word et Excel installées sur l'ordinateur. Lisez la page officielle de chaque fournisseur au moment de choisir, car le contenu des formules change.

Les différences qui se voient au quotidien

Les documents

Les documents Google se créent et se modifient dans le navigateur, et plusieurs personnes écrivent en même temps dans le même fichier. Microsoft 365 s'appuie sur Word, Excel et PowerPoint, que votre comptable, vos clients ou vos partenaires utilisent peut-être déjà : pour un tableur à formules complexes ou une mise en page soignée, ces applications restent la référence. Les deux suites ouvrent et enregistrent les fichiers de l'autre, avec parfois de petites différences de mise en forme.

La messagerie et l'agenda

Gmail classe les messages par libellés et s'appuie sur la recherche ; Outlook range plutôt en dossiers et propose un agenda très complet pour planifier des rendez-vous à plusieurs. Aucune des deux interfaces n'est meilleure en soi : l'essentiel est que vous et votre équipe vous y retrouviez. Les deux fonctionnent aussi dans les applications de messagerie de votre téléphone.

Les visioconférences

Google Meet et Microsoft Teams permettent d'inviter un client avec un simple lien, ouvert depuis le navigateur. Teams réunit aussi la messagerie interne et le partage de fichiers, ce qui séduit une équipe qui échange beaucoup, mais peut sembler lourd à quelqu'un qui travaille seul.

Le partage de fichiers

Dans les deux suites, vous partagez un dossier avec un client ou votre comptable en l'invitant par e-mail, avec un niveau de droits : lecture, commentaire ou modification. Préférez l'invitation nominative aux liens ouverts à toute personne qui les possède, surtout pour des devis, des contrats ou des pièces d'identité, et retirez les accès une fois le dossier clos.

Où sont vos données ?

Google et Microsoft sont deux sociétés américaines. Selon les formules, elles permettent de choisir la région de stockage de certaines données, dont l'Europe, et publient leurs engagements en matière de protection des données personnelles, ainsi qu'un contrat de sous-traitance à lire avant d'ouvrir le compte.

Une entreprise américaine reste soumise au droit de son pays, et les transferts de données hors de l'Union européenne sont encadrés par le RGPD, dans un cadre qui a évolué plusieurs fois ces dernières années. Si vous conservez des informations sensibles, comme des dossiers de clients, consultez cnil.fr avant de décider.

Des alternatives hébergées en Europe existent. Des hébergeurs proposent messagerie, agenda, stockage et documents en ligne, comme Infomaniak, présenté dans l'article sur l'hébergement en Suisse, et des suites libres comme Nextcloud peuvent être confiées à un prestataire. Elles demandent parfois plus de temps de prise en main, et il faut tester leur compatibilité avec les fichiers Word et Excel de vos correspondants.

Choisir selon votre situation

Cinq questions suffisent en général pour trancher :

1. Quels formats vos clients, votre comptable et vos partenaires vous envoient-ils chaque semaine ?
2. Sur quels appareils travaillez-vous : ordinateur sous Windows, Mac, téléphone, tablette ?
3. Qui a besoin d'une boîte personnelle, et qui peut se contenter d'un alias, une adresse comme devis@ qui redirige vers une boîte existante, ou d'une boîte partagée ?
4. Faites-vous beaucoup de visioconférences avec vos clients, ou surtout des appels ponctuels ?
5. Avez-vous des données sensibles, qui justifient de regarder d'abord les offres européennes ?

Les deux fournisseurs proposent en général une période d'essai. Testez chaque suite avec une vraie tâche, comme l'envoi d'un devis et le partage d'un dossier avec votre comptable, avant de payer.

Mettre la suite en place sans rien casser

La mise en route demande un peu de méthode. Ouvrez le compte au nom de l'entreprise, avec un administrateur identifié, et activez la double authentification dès le départ. Prévoyez deux administrateurs, vous et une personne de confiance, pour ne jamais perdre l'accès.

Il faut ensuite prouver au fournisseur que vous possédez le domaine, en ajoutant une ligne dans la zone DNS du domaine, la liste de réglages qui relie votre nom à vos services, puis modifier les lignes MX qui dirigent le courrier vers la nouvelle messagerie. L'article sur l'adresse mail professionnelle explique ces réglages, et votre prestataire peut s'en charger.

Si un site est en projet, la messagerie se décide en même temps que lui : le formulaire de contact doit envoyer ses messages vers la bonne boîte, ce que vous pouvez préciser dès la demande de devis. Si vous changez de messagerie, importez vos anciens messages et conservez les anciennes adresses du même domaine comme alias, pour que rien ne se perde.

À décider cette semaine

1. Listez les outils et les formats que vous utilisez déjà avec votre comptable et vos clients.
2. Ouvrez un essai de chaque suite, et faites-y un devis réel, du brouillon à l'envoi.
3. Choisissez une suite, ouvrez le compte avec deux administrateurs, puis donnez l'adresse de réception des demandes à la personne qui gère votre site.